Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug anlässlich von Auswärtstätigkeiten, kann sein Arbeitgeber ihm die entstandenen Fahrtkosten erstatten. Dabei ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Der Arbeitnehmer kann aufgrund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z.B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums.
Zur Ermittlung der tatsächlichen Kosten für Auswärtstätigkeiten ist lt. BFH eine Leasingsonderzahlung den einzelnen Jahren während der Laufzeit des Leasingvertrags zuzuordnen (Änderung der Rechtsprechung, BFH v. 21. November 2024, VI R 9/22). Auch andere (Voraus-)Zahlungen, die sich wirtschaftlich auf die Dauer des Leasingvertrags erstrecken, sind periodengerecht auf die einzelnen Jahre während der Laufzeit des Leasingvertrags zu verteilen.
Wenn ein Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw für Auswärtstätigkeiten nutzt, kann der Arbeitgeber alternativ zur beschriebenen Ermittlung des Einzelaufwands pauschal 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten. Erfolgt diese steuerfreie Erstattung nicht, kann der Arbeitnehmer die Fahrtkosten ggf. in seiner Steuererklärung geltend machen.