Die häufigsten Fragen von Firmenkunden

Mit dem Beitragsnachweis teilen Sie der Krankenkasse als Einzugsstelle für die Gesamtsozialversicherungsbeiträge die Höhe der Beiträge zu folgenden Versicherungen mit:

- Krankenversicherung inklusive Zusatzbeitrag

- Rentenversicherung

- Arbeitsförderung

- Pflegeversicherung 

- Umlagen zu den Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung (Umlage 1 und Umlage 2)

- Insolvenzgeldumlage 

Die Höhe der Beiträge errechnen Sie monatlich auf Grundlage des sozialversicherungspflichtigen Bruttoentgelts Ihrer Beschäftigten. Das Ergebnis übermitteln Sie dann in Form des Beitragsnachweises an die jeweilige Krankenkasse Ihres Beschäftigten. Haben Sie die Gehaltsabrechnung einem Lohndienstleister oder Steuerberater übertragen, so erstellt und übermittelt dieser den Beitragsnachweis.

Der Beitragsnachweis beinhaltet sämtliche Sozialabgaben. Die gesetzlichen Abzüge vom Bruttogehalt Ihrer Beschäftigten beträgt somit für die Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung sowie für die Arbeitsförderung rund 40%. Hinzu kommen die Beiträge für Umlagen zu den Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung (Umlage 1 und 2) sowie die Insolvenzgeldumlage.

Erhalten Ihre Mitarbeitenden monatlich ein gleichbleibendes Entgelt, also ein festes Monatsgehalt, können Sie einen Dauerbeitragsnachweis übermitteln. Dieser ist einmalig abzugeben, da die Höhe der Beiträge jeden Monat gleich ist. Ändert sich die Höhe des Monatsgehalts oder ändern sich Beitragssätze oder Bemessungsgrenzen, muss ein neuer Dauerbeitragsnachweis übermittelt werden. 

Beitragsnachweise müssen den Krankenkassen spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats bis 0:00 Uhr vorliegen. Kann bis zu diesem Zeitpunkt die Höhe der tatsächlichen Beiträge noch nicht beziffert werden, muss ein Beitragsnachweis in voraussichtlicher Höhe der Beiträge übermittelt werden (Schätzverfahren). Die Differenz zum tatsächlichen Beitrag wird dann in den Folgemonat übernommen. 

Aus Vereinfachungsgründen ist es auch gestattet, den Beitrag aus dem Vormonat zu übernehmen. Dies gilt allerdings nur dann, wenn keine Einmalzahlungen ausgezahlt werden. Die Differenz wird dann wiederum in den Folgemonat übernommen. 

Übermitteln Sie keinen Beitragsnachweis bis zum Fälligkeitstag, muss die Krankenkasse die Höhe der Beiträge schätzen. Die Schätzung hat solange Gültigkeit bis Sie den fehlenden Beitragsnachweis übermitteln.

Für die Berechnung der Beiträge sind Sie als Arbeitgeber zuständig. Nur Ihnen ist die Höhe des Entgelts Ihrer Mitarbeitenden bekannt, welches die Grundlage für die Beitragsberechnung bildet. Die Höhe der Gesamtsozialversicherungsbeiträge teilen Sie Ihrer Krankenkasse in Form des Beitragsnachweises mit. Der von Ihnen übermittelte Beitragsnachweis bildet die Grundlage für Ihre Zahlung, die an die Krankenkasse zu leisten ist. Eine gesonderte Zahlungsaufforderung durch die Krankenkasse erfolgt daher nicht. Kümmert sich ein Lohnabrechnungsdienstleister oder ein Steuerberater für Sie um die Beitragsberechnung, muss dieser Ihnen die Höhe der zu zahlenden Beiträge mitteilen.

Beitragsnachweise müssen der Krankenkasse am fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats um 0:00 Uhr vorliegen. Die Zahlungen der Beiträge müssen beim Geldinstitut der Krankenkasse spätestens am drittletzten Bankarbeitstag gutgeschrieben sein. 

Unser Tipp: Erteilen Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat. Wir ziehen die Beiträge dann ganz bequem für Sie zur Fälligkeit ein.

Die Erhebung von Säumniszuschlägen ist gesetzlich geregelt (§ 24 Abs. 1 SGB IV) und nicht dem Ermessen der Krankenkasse überlassen. Für jeden angefangenen Monat der Säumnis ist ein Säumniszuschlag von 1% des rückständigen Betrags (auf 50 Euro nach unten abgerundet) zu zahlen. Der Säumniszuschlag fällt an, sofern die Zahlung nicht bis zum Fälligkeitstag eingegangen ist. Da es keine Schonfrist gibt, fallen Säumniszuschläge auch bereits bei einem Zahlungsverzug von nur einem Tag an.

Sind Beiträge im sogenannten Schätzverfahren abgeführt worden, können sich nach Abmeldung eines Arbeitnehmers noch Beitragsforderungen ergeben. Dies resultiert daraus, dass die Höhe der Beiträge für den letzten Beschäftigungsmonat zunächst in voraussichtlicher Höhe angegeben wurde. Der Differenzbetrag zum tatsächlichen Beitrag muss auch bei beendeten Beschäftigungsverhältnissen in den Folgemonat übernommen werden. Dies kann eine Nachberechnung zur Folge haben. 

Ebenso können sich Korrekturen einzelner Abrechnungsmonate ergeben, die in Form eines Nachberechnungsbeitragsnachweises nach dem Ende des Beitragskontos bei der Krankenkasse übermittelt werden und zu zahlen sind.

Sind Sie nicht in der Lage, rückständige Sozialversicherungsbeiträge in einer Summe oder Beiträge bis zum Fälligkeitstag zu zahlen, können Sie einen Ratenzahlungsantrag bzw. Stundungsantrag stellen. Der Antrag muss schriftlich übermittelt werden. Sie können uns diesen auf dem Postweg oder auch per E-Mail zukommen lassen (aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihre E-Mail verschlüsseln).

Bitte begründen Sie Ihren Antrag umfassend und schildern Sie die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. Gerne können Sie dem Antrag auch aussagekräftigte Unterlagen, wie bespielweise eine betriebswirtschaftliche Auswertung, beifügen. Wünschen Sie eine Ratenzahlung, dann geben Sie bitte die Anzahl der möglichen Raten zur Tilgung an.

Über die Umlage 1 (U1) werden Pflichtbeiträge im Rahmen einer Entgeltfortzahlungsversicherung abgeführt. Alle Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen, müssen verpflichtend am Umlageverfahren 1 teilnehmen. Sie entrichten einen monatlichen Beitrag an die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers und erhalten dafür im Gegenzug bei Krankheit Ihres Beschäftigten einen prozentualen Anteil des fortgezahlten Arbeitsentgelts erstattet. Die Umlageversicherung dient Ihrer finanziellen Überlastung.